石川玲子の情報レポート3
2015年 12月 28日
「お勧めPCスキル(Excel関数編」
今回は、 MicrosoftExcelで知っておきたいテクニック、ワザをご紹介します。
Excelは、表計算。見栄えのいい表を作成したり、その表をもとにグラフにしてより正確に数字データや統計などをまとめることができるソフトウエアです。ビジネスシーンでは、Excelの出番は本当に多いですね。
まず、Excelでは主に「数値」を扱います。これは、計算の対象となるデータ。数字はもちろんのこと日付や時間も対象になります。その数値データを効率よく入力するためには、やはり「英数」モードで入力するのがお勧めです。Wordと同じ感覚で日本語入力をするより、英数モードに切り替えてから、入力してください。その際に「Enter」キーや「Tab」キーをうまく使う。入力後のカーソル移動を先を見越しながらすると、ストレスがたまりません。
また、Excelを使いこなすためには、「計算」を極める。+、-、×、÷などの四則演算を行い、そして「関数」を使う。Excelが苦手な方はこの関数が難しいとおっしゃる方が多いです。
関数は400以上の種類があり、確かに計算を効率よくさせるものですが、計算だけではなく、Excelのデータ編集を効率よくするためのものであり、数学や算数はあまり関係ないんです。学生の頃、数学や算数が苦手だった方も全然大丈夫ですよ!
SUM・・合計を計算する
AVERAGE・・平均を計算する
MIN/MAX・・最小値、最大値を返す
COUNT・・数値が入力されているセルの個数を数える
COUNTA・・空白でないセルの個数を数える
ROUND・・四捨五入する
SUMIF・・条件を満たすものを合計する
COUNTIF・・条件を満たすものの個数を数える
IF・・条件によって答えを出す
VLOOKUP/HLOOKUP・・条件に合致した値を検索表の中から探し出す
まずはこの10個をしっかりマスターするだけでも、Excelがあなたの仕事の手助けをしてくれるはずです。
この年末年始のお休みにマスターしてみませんか?
Excelはまだまだたくさんの機能を持っています。次回は、Excel書式編をご紹介する予定です。
(ステップワンキャリアスクール キャリアコンサルタント) 石川 礼子